KMS PERPUSTAKAAN UGM.BY GRUP C_SI8A

KMS PERPUSTAKAAN UGM.BY GRUP C_SI8A

KNOWLEDGE  MANAGEMENT  BAGI SISTEM  INFORMASI  PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS  GADJAH  MADA 

Knowledge Management System
Lecture : Leon Abdillah
Group Member C ( SI8A) :

1. Elisa Silvia
2.Lussy Afriyanti
3.Resti Amelia Putri
4.Ambrella Silisia (81)
5.Laili Rahma
6.Dina Fitriani (81)

CAPTURING TACIT KNOWLEDGE

1.Beberapa Question for interview adalah :

   

a.       Apa latar belakang dari diterapkan nya KMS di perpustakaan UGM ini?

b.      Apa Tujuan knowledge management bagi Sistem infomrasi perpustakaan UGM ?

c.       Bagaimana pelayanan perpustakaan di UGM selama diterapkan nya system ini?

d.      Apa saja Pengetahuan umum yang  tersedia dalam universitas  ini dan jelaskan?

e.      Dari pengetahuan tersebut, Yang manakah yang paling mudah di kelolah sehingga pemanfaatannya sangat di rasakan pengguna?

22. QUestion for quisioner adalah

1.bagaimana penerapan Knowledge Management system pada perpustakaan UGM ini?

a. buruk

b. cukup

c. baik

d.sangat baik

2.Bagaimana Bentuk teknologi dalam perpustakaan ini?

a. buruk

b. cukup

c. baik

d.sangat baik

3.Apakah KMS yang diterapkan sudah sesuai tujuan?

a. buruk

b. cukup

c. baik

d.sangat baik

4.Bagaimana pengelolahan pengetahuan explicit dalam perpustakaan ini?

a. buruk

b. cukup

c. baik

d.sangat baik

COSENSUS DECISION MAKING

-----bagi sistem informasi perpustakaan universitas gadjah mada system consensus decision making nya yang cocok adalah metode  kewenangan setelah diskusi yang ditentukan oleh Sifat otokratik dalam pengambilan keputusan ini lebih sedikit apabila dibandingkan dengan metode kewenangan tanpa diskusi .. Dengan perkataan lain, pendapat anggota organisasi sangat diperhatikan dalam proses pembuatan keputusan, namun perilaku otokratik dari pimpinan, kelompok masih berpengaruh.

OTHER TACIT KNOWLEDGE 

DECISION TOOL

  

 DESIGN KMS PADA UGM 

 

------Beberapa form di atas adalah merupakan pengembangan sistem informasi perpustakaan untuk memenuhi kebutuhan sharing knowledge. Tujuan knowledge management adalah untuk menciptakan suatu pengetahuan yang dapat diterima oleh berbagai pihak dan dapat digunakan dalam konteks pembelajaran. Knowledge management yang terintegrasi dengan sistem informasi perpustakaan sangat memungkinkan diciptakannya suatu standar model pembelajaran yang berbasis teknologi. Dalam Universitas Gadjah Mada, sumber daya manusia sebagai komponen paling penting dalam knowledge management diikuti dengan proses pembelajaran yang terus meningkat dalam lingkungan UGM serta didukung dengan dukungan teknologi yang terkini, menjadikan budaya pembelajaran sangat mudah diterapkan dalam lingkup UGM. Perpustakaan dapat dijadikan sebagai tempat awal bagi “people” yang potensial untuk memperoleh pengetahuan yang kemudian dapat melakukan “sharing knowledge”. Upaya-upaya pengkajian pengetahuan tersebut akan semakin baik jika dilakukan dengan dukungan teknologi, seperti yang telah dikemukakan di atas bahwa pemanfaatan teknologi internet sangat membantu dalam sharing knowledge untuk menyebarkan informasi dan pengetahuan yang semi terstruktur. Dalam website perpustakaan digital UGM, dapat dilihat bahwa pilihan sumber referensi bacaan,baik buku, jurnal, maupun database sangat luas dan dapat diakses dengan mudah. Dapat dikatakan bahwa knowledge management adalah kunci bagi Universitas Gadjah Mada sukses dalam pengembangan universitas bertaraf internasional.

Kesimpulan

Berdasarkan kajian di atas, dapat ditarik kesimpulan pada penerapan sistem informasi perpustakaan Universitas Gadjah Mada :

1.             Perpustakaan dapat dimaksimalkan peranannya dalam pengembangan mutu sumber daya organisasi pendidikan seperti universitas. Begitu pula dalam lingkungan Universitas Gadjah Mada sebagai universitas berkompeten lebih memperhatikan perpustakaan lebih dari sekedar tambang pengetahuan namun juga sebagai tempat pengembangan ideologi pengetahuan yang berkelanjutan.

2.             Knowledge management tidak dapat diterapkan secara terpisah dengan aktivitas operasional dan teknologi informasi, karena ketiganya saling berkaitan dan mendukung dalam upaya penciptaan institusi yang berwawasan pengetahuan.

3.             Knowledge management yang terintegrasi dengan sistem informasi pendidikan akan meningkatkan Universitas Gadjah Mada mengembangkan mahasiswa untuk mengelola berbagai pengetahuan yang diperoleh dan selanjutnya dapat digunakan dalam lingkungan pendidikan secara keseluruhan.

4.             Penerapan teknologi berbasis web menjadi faktor penting dalam penerapan knowledge management dan sistem informasi perpustakaan yang menghasilkan jaringan perpustakaan (perpustakaan digital).

Universitas Gadjah Mada telah berhasil menjadikan sumber daya manusia sebagai penentu berkembangnya budaya belajar sehingga penggunaan knowledge dapat dilakukan dengan cepat seiring dengan kebutuhan informasi dan pengetahuan.

LEARNING FROM DATA

CASE BASED REASONING

Knowledge Management System

Lecture : Leon Abdillah

Metode case based reasoning adalah salah satu metode untuk pengambilan keputusan dari kasus yang baru dengan berdasarkan solusi dari kasus – kasus sebelumnya. Konsep dari metode case based reasoning ditemukan dari ide untuk menggunakan pengalaman – pengalaman yang terdokumentasi untuk menyelesaikan masalah yang baru. Para decisionmaker kebanyakan menggunakan pengalaman – pengalaman dari problem solving terdahulu untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi sekarang.

CBR menggunakan pendekatan kecerdasan buatan (Artificial Intelligent) yang menitikberatkan pemecahan masalah dengan didasarkan pada knowledege dari kasus-kasus sebelumnya. Apabila ada kasus baru maka akan disimpan pada basis pengetahuan sehingga sistem akan melakukan learning dan knowledge yang dimiliki oleh sistem akan bertambah. Secara umum, metode ini terdiri dari 4 langkah, yaitu:

1. Retrieve (memperoleh kembali) kasus atau kasus-kasus yang paling mirip.

Task ini dimulai dengan pendeskripsian satu/sebagian masalah dan berakhir apabila telah ditemukan kasus sebelumnya yang paling cocok. Sub tasknya mengacu pada identifikasi fitur, pencocokan awal, pencarian, dan pemilihan.

2. Reuse (menggunakan) informasi dan pengetahuan dari kasus tersebut untuk memecahkan permasalahan.

Proses reuse dari solusi kasus yang telah diperoleh dalam konteks kasus baru difokuskan pada dua aspek yaitu:

- perbedaan antara kasus yang sebelumnya dan yang sekarang

- bagian apa dari kasus yang telah diperoleh yang dapat ditransfer menjadi kasus baru

3.Revise (meninjau kembali/memperbaiki) usulan solusi.

Fase ini terdiri dari dua tugas, yaitu :

- Mengevaluasi solusi kasus yang dihasilkan oleh proses reuse. Jika berhasil, maka dilanjutkan dengan proses retain,

- Jika tidak maka memperbaiki solusi kasus menggunakan domain spesifik pengetahuan.

4. Retain (menyimpan) bagian-bagian dari pengalaman tersebut yang mungkin berguna untuk memecahkan masalah di masa yang akan datang.

Proses ini terdiri dari memilih informasi apa dari kasus yang akan disimpan, disimpan dalam bentuk apa, cara menyusun kasus untuk agar mudah untuk menemukan masalah yang mirip, dan bagaimana mengintegrasikan kasus baru pada struktur memori

.

Pada saat terjadi permasalahan baru, pertama-tama sistem akan melakukan proses Retrieve. Proses Retrieve akan melakukan dua langkah pemrosesan, yaitu pengenalan masalah dan pencarian persamaan masalah pada database.

Setelah proses Retrieve selesai dilakukan, selanjutnya system akan melakukan proses Reuse. Di dalam proses Reuse, sistem akan menggunakan informasi permasalahan sebelumnya yang memiliki kesamaan untuk menyelesaikan permasalahan yang baru. Pada proses Reuse akan menyalin, menyeleksi, dan melengkapi informasi yang akan digunakan. Selanjutnya pada proses Revise, informasi tersebut akan dikalkulasi, dievaluasi, dan diperbaiki kembali untuk mengatasi kesalahan-kesalahan yang terjadi pada permasalahan baru. Pada proses terakhir, system akan melakukan proses Retain. Proses Retain akan mengindeks, mengintegrasi, dan mengekstrak solusi yang baru. Selanjutnya, solusi baru itu akan disimpan ke dalam knowledge-base untuk menyelesaikan permasalahan yang akan datang. Tentunya, permasalahan yang akan diselesaikan adalah permasalahan yang memiliki kesamaan dengannya.

LEARNING FROM DATA

CASE BASED REASONING

Knowledge Management System

Lecture : Leon Abdillah

Metode case based reasoning adalah salah satu metode untuk pengambilan keputusan dari kasus yang baru dengan berdasarkan solusi dari kasus – kasus sebelumnya. Konsep dari metode case based reasoning ditemukan dari ide untuk menggunakan pengalaman – pengalaman yang terdokumentasi untuk menyelesaikan masalah yang baru. Para decisionmaker kebanyakan menggunakan pengalaman – pengalaman dari problem solving terdahulu untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi sekarang.

CBR menggunakan pendekatan kecerdasan buatan (Artificial Intelligent) yang menitikberatkan pemecahan masalah dengan didasarkan pada knowledege dari kasus-kasus sebelumnya. Apabila ada kasus baru maka akan disimpan pada basis pengetahuan sehingga sistem akan melakukan learning dan knowledge yang dimiliki oleh sistem akan bertambah. Secara umum, metode ini terdiri dari 4 langkah, yaitu:

1. Retrieve (memperoleh kembali) kasus atau kasus-kasus yang paling mirip.

Task ini dimulai dengan pendeskripsian satu/sebagian masalah dan berakhir apabila telah ditemukan kasus sebelumnya yang paling cocok. Sub tasknya mengacu pada identifikasi fitur, pencocokan awal, pencarian, dan pemilihan.

2. Reuse (menggunakan) informasi dan pengetahuan dari kasus tersebut untuk memecahkan permasalahan.

Proses reuse dari solusi kasus yang telah diperoleh dalam konteks kasus baru difokuskan pada dua aspek yaitu:

- perbedaan antara kasus yang sebelumnya dan yang sekarang

- bagian apa dari kasus yang telah diperoleh yang dapat ditransfer menjadi kasus baru

3.Revise (meninjau kembali/memperbaiki) usulan solusi.

Fase ini terdiri dari dua tugas, yaitu :

- Mengevaluasi solusi kasus yang dihasilkan oleh proses reuse. Jika berhasil, maka dilanjutkan dengan proses retain,

- Jika tidak maka memperbaiki solusi kasus menggunakan domain spesifik pengetahuan.

4. Retain (menyimpan) bagian-bagian dari pengalaman tersebut yang mungkin berguna untuk memecahkan masalah di masa yang akan datang.

Proses ini terdiri dari memilih informasi apa dari kasus yang akan disimpan, disimpan dalam bentuk apa, cara menyusun kasus untuk agar mudah untuk menemukan masalah yang mirip, dan bagaimana mengintegrasikan kasus baru pada struktur memori

.

Pada saat terjadi permasalahan baru, pertama-tama sistem akan melakukan proses Retrieve. Proses Retrieve akan melakukan dua langkah pemrosesan, yaitu pengenalan masalah dan pencarian persamaan masalah pada database.

Setelah proses Retrieve selesai dilakukan, selanjutnya system akan melakukan proses Reuse. Di dalam proses Reuse, sistem akan menggunakan informasi permasalahan sebelumnya yang memiliki kesamaan untuk menyelesaikan permasalahan yang baru. Pada proses Reuse akan menyalin, menyeleksi, dan melengkapi informasi yang akan digunakan. Selanjutnya pada proses Revise, informasi tersebut akan dikalkulasi, dievaluasi, dan diperbaiki kembali untuk mengatasi kesalahan-kesalahan yang terjadi pada permasalahan baru. Pada proses terakhir, system akan melakukan proses Retain. Proses Retain akan mengindeks, mengintegrasi, dan mengekstrak solusi yang baru. Selanjutnya, solusi baru itu akan disimpan ke dalam knowledge-base untuk menyelesaikan permasalahan yang akan datang. Tentunya, permasalahan yang akan diselesaikan adalah permasalahan yang memiliki kesamaan dengannya.

LEARNING FROM DATA

CASE BASED REASONING

Knowledge Management System

Lecture : Leon Abdillah

Metode case based reasoning adalah salah satu metode untuk pengambilan keputusan dari kasus yang baru dengan berdasarkan solusi dari kasus – kasus sebelumnya. Konsep dari metode case based reasoning ditemukan dari ide untuk menggunakan pengalaman – pengalaman yang terdokumentasi untuk menyelesaikan masalah yang baru. Para decisionmaker kebanyakan menggunakan pengalaman – pengalaman dari problem solving terdahulu untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi sekarang.

CBR menggunakan pendekatan kecerdasan buatan (Artificial Intelligent) yang menitikberatkan pemecahan masalah dengan didasarkan pada knowledege dari kasus-kasus sebelumnya. Apabila ada kasus baru maka akan disimpan pada basis pengetahuan sehingga sistem akan melakukan learning dan knowledge yang dimiliki oleh sistem akan bertambah. Secara umum, metode ini terdiri dari 4 langkah, yaitu:

1. Retrieve (memperoleh kembali) kasus atau kasus-kasus yang paling mirip.

Task ini dimulai dengan pendeskripsian satu/sebagian masalah dan berakhir apabila telah ditemukan kasus sebelumnya yang paling cocok. Sub tasknya mengacu pada identifikasi fitur, pencocokan awal, pencarian, dan pemilihan.

2. Reuse (menggunakan) informasi dan pengetahuan dari kasus tersebut untuk memecahkan permasalahan.

Proses reuse dari solusi kasus yang telah diperoleh dalam konteks kasus baru difokuskan pada dua aspek yaitu:

- perbedaan antara kasus yang sebelumnya dan yang sekarang

- bagian apa dari kasus yang telah diperoleh yang dapat ditransfer menjadi kasus baru

3.Revise (meninjau kembali/memperbaiki) usulan solusi.

Fase ini terdiri dari dua tugas, yaitu :

- Mengevaluasi solusi kasus yang dihasilkan oleh proses reuse. Jika berhasil, maka dilanjutkan dengan proses retain,

- Jika tidak maka memperbaiki solusi kasus menggunakan domain spesifik pengetahuan.

4. Retain (menyimpan) bagian-bagian dari pengalaman tersebut yang mungkin berguna untuk memecahkan masalah di masa yang akan datang.

Proses ini terdiri dari memilih informasi apa dari kasus yang akan disimpan, disimpan dalam bentuk apa, cara menyusun kasus untuk agar mudah untuk menemukan masalah yang mirip, dan bagaimana mengintegrasikan kasus baru pada struktur memori

.

Pada saat terjadi permasalahan baru, pertama-tama sistem akan melakukan proses Retrieve. Proses Retrieve akan melakukan dua langkah pemrosesan, yaitu pengenalan masalah dan pencarian persamaan masalah pada database.

Setelah proses Retrieve selesai dilakukan, selanjutnya system akan melakukan proses Reuse. Di dalam proses Reuse, sistem akan menggunakan informasi permasalahan sebelumnya yang memiliki kesamaan untuk menyelesaikan permasalahan yang baru. Pada proses Reuse akan menyalin, menyeleksi, dan melengkapi informasi yang akan digunakan. Selanjutnya pada proses Revise, informasi tersebut akan dikalkulasi, dievaluasi, dan diperbaiki kembali untuk mengatasi kesalahan-kesalahan yang terjadi pada permasalahan baru. Pada proses terakhir, system akan melakukan proses Retain. Proses Retain akan mengindeks, mengintegrasi, dan mengekstrak solusi yang baru. Selanjutnya, solusi baru itu akan disimpan ke dalam knowledge-base untuk menyelesaikan permasalahan yang akan datang. Tentunya, permasalahan yang akan diselesaikan adalah permasalahan yang memiliki kesamaan dengannya.

knowledge life cycle

Knowledge Management System

Lecture : Leon Abdillah

Knowledge Management System Life Cycle(KMSLC) atau Siklus Hidup Sistem Manajemen Pengetahuan

 

Di dalam suatu organisasi, terutama di dalam dunia kerja, seringkali terjadi regenerasi. Dari tiap-tiap generasi akan mengalami kejadian-kejadian dan akan memiliki pengalaman yang berbeda-beda. Regenerasi dari tiap organisasi selalu terjadi. Oleh karena itu generasi yangbaru perlu mengetahui apa-apa saja yang telah dilakukan, dialami, dan pernah terjadi di organisasi, agar, perkembangan organisasi dapat lebih baik dan kesalahan yang terjadi dapat lebih kecil, dengan berbekalkan pengalaman, pengetahuan, data, dan dokumentasi-dokumentasi lainnya mengenai organisasi tersebut pada generasi-generasi sebelumnya. Bila tidak ada knowledge management, maka pengalaman-pengalaman, dan ilmu-ilmu yang telah di dapat oleh orang-orang sebelumnya, maka akan terbawa dan hilang begitu saja,seiring menghilangnya orang yang tergantikan tersebut.mungkin adnda masih bingung dengan apa yang saya ungkapkan barusan.

Contoh Sederhana:

 
Sebuah perusahaan mempunyai seorang pegawai yang sudah lama bekerja bertahun-tahun, mulai ketika ia menjadi pegawai junior, hingga menjadi kepala staff(pegawai senior). Jenjang waktu yang ditempuh pastinya tidak sebentar, oleh karena itu pengalaman yang didapat dan kemampuan yang dimiliki dibidangnyapun tidak sedikit, katakanlah telah mengalami berbagai proses pembelajaran(seminar, training, sertifikasi, dll) kemudian apabila pengetahuan yang dimiliki oleh satu orang pegawai ini tidak didokumentasikan, maka ketika pegawai tersebut telah habis masa jabatannya, maka penggantinya harus mengalami proses dari 0(nol) lagi, semisal, mengumpulkan pengalaman-pengalaman dari nol, atau harus mengalami training yang sama dengan seniornya terdahulu, yang mana pasti memakan biaya dan dari segi waktu kurang effisien.

Karena Itulan tercipta sebuah sistem yang sering dikenal manajemen pengetahuan, atau nge-trend dengan istilah Knowledge Management System Life Cycle.

Knowledge Management System Life Cycle mempunyai fungsi yang hampir sama dengan SDLC(System Development Life Cycle) yakni sebuah siklus sistem dalam membangun suatu suatu proyek. yang membedakan antara SDLC dan KMSLC adalah pendekatan yang dipakai.